英語が苦手な海外営業担当者の聞き返しと持ち帰りフレーズ表
海外営業で英語できないと感じると、商談前から不安が大きくなります。ただ、最初から完璧な英語を話すより、聞き返す、持ち帰る、社内へ渡す表現を持っておく方が実務では効きます。
英語の得意不得意より、聞き返しと持ち帰りの型があるかで商談の安定感は変わります。海外営業に必要な能力のうち、ここでは短い商談フレーズと社内確認の型に絞ります。
商談フレーズ表
最初の切り出し
商談フレーズ表では、長い英語を覚えません。海外営業で英語できない不安がある人ほど、短く、言い切れて、相手が返しやすい表現を先に持ちます。
初回は流ちょうに話すことより、相手の要望を取り違えないことを優先します。 そのため、冒頭では今日話したい範囲、聞きたい項目、後で確認する点を先に伝えます。
たとえば、商品の説明を始める前に、今日は用途、数量、希望時期を確認したいと伝えます。話す範囲が見えると、自分も相手も会話を追いやすくなります。
難しい表現を使うより、短い文を区切って話します。相手が早口なら、すぐ止めて聞き返す前提で商談を進めます。
商談前には、自分が必ず言う四文だけを声に出します。用途、数量、納期、持ち帰りの四つが言えれば、会話が広がっても戻る場所を失いません。
- Today, I would like to confirm your use case.
- May I ask about the expected quantity?
- Could you tell me your preferred delivery timing?
- I will check the technical details after this meeting.
聞き返しの型
英語できない不安がある時ほど、聞き返しを失礼だと思いがちです。実際の海外営業では、分かったふりをする方が後で大きな問題になります。
聞き取れなかった数字、単位、納期、条件を流すと、見積や仕様確認がずれます。 商談フレーズ表には、聞き返しの型を先に入れます。
聞き返しでは、もう一度お願いしますだけでなく、何を確認したいかを添えます。数量を確認したい、単位を確認したい、納期を確認したいと分けると、相手も答えやすくなります。
海外営業に必要な知識を増やす時も、最初は専門語より数字と条件の聞き返しを優先します。
聞き返した後は、相手の答えを短く言い直します。You mean 500 pieces in September. のように返すと、数量と時期の誤解をその場で直せます。
- Could you repeat the quantity?
- Do you mean pieces or cartons?
- Let me confirm the delivery date again.
- I want to avoid misunderstanding this point.
社内確認の依頼文
持ち帰る一言
社内確認の依頼文は、商談後に技術、製造、物流へ送る短い文です。海外営業で英語できない担当者でも、商談中に無理な即答を避ける一言を持っていれば、確認の時間を作れます。
使いやすい一言は、I will check with our team and get back to you by Friday. のように、誰に確認し、いつ返すかを含める表現です。
回答期限を入れないと、顧客は待つべきか他社へ進むべきか判断できません。すぐ答えられない時ほど、返答予定日を短く伝えます。
商談中に分からない言葉が出た場合は、チャット欄やメールで単語を送ってもらいます。音だけで覚えようとせず、文字で残すと社内確認がしやすくなります。
持ち帰る一言は、逃げの表現ではありません。むしろ、曖昧な即答を避けて、顧客へ正しい回答を返すための商談管理です。
- 確認先: 技術、製造、物流、法務
- 確認する点: 仕様、数量、納期、条件
- 返答予定日: 顧客へ伝えた日付
- 添付資料: 図面、カタログ、メール文
社内へ渡す文面
社内確認の依頼文では、英語の会話をそのまま貼り付けません。顧客名、商品、用途、聞かれた内容、返答期限を日本語で一枚にまとめます。
営業担当者が英語に自信を持てない時ほど、日本語の社内依頼文を丁寧に作ると商談が止まりません。 ここで情報が整うと、社内からの追加質問も少なくなります。
依頼文の例は「海外顧客A社から型番Xのサンプル納期を聞かれています。用途は展示会配布。返答希望は金曜です。」のように短く書きます。
英語力の弱さを補うには、準備したフレーズ、聞き返し、社内確認の依頼文を一つの流れにします。話す力だけで商談を支えようとしない方が、結果として正確に進みます。
社内依頼文に、顧客の原文を一行だけ添える方法もあります。日本語の要約と原文を並べると、技術担当者が表現のニュアンスを確認しやすくなります。
商談後は、聞き返した点と持ち帰った点を一つのメモにします。聞けなかった英語表現は、次回の商談フレーズ表へ追加します。完璧に話すより、同じつまずきを減らすほうが商談の再現性を高めます。
海外営業で英語できない不安がある時は、短い切り出し、聞き返し、持ち帰る一言を先に用意します。社内確認の依頼文まで作れば、商談中に無理な即答をしなくて済みます。
まず、次の商談で必ず使う英語を四つだけ選びます。用途、数量、納期、社内確認の四つを言えるようにすると、会話の途中で止まりにくくなります。