海外から問い合わせは来るのに、英文メールへの対応が追いつかない。営業を外注しようと見積を頼んでも、「商談対応一式」ではどこまで任せられるか分かりません。海外営業代行は、外部の会社に顧客への連絡や交渉などを依頼するサービスです。依頼する前に、代行会社が行う作業と、価格や納期を承認する人を具体的に決めます。

見積依頼に書く業務の範囲

「商談対応一式」を作業ごとに確認

例えば、展示会で得た名刺への連絡と、既存顧客からの追加注文では必要な資料が違います。前者なら商品紹介と購入予定の聞き取り、後者なら前回の注文と今回の数量の確認が中心になります。まず、社内で対応できずにいる仕事を一つ選びます。

その仕事について、顧客への初回連絡だけを頼むのか、返事が来た後の商談も頼むのかを伝えます。依頼範囲は、作業の始まりと終わりを示すと見積を比べやすくなります。「名刺へのメール送信から、関心のある顧客との面談調整まで」のように書けば、受注までの交渉を含む依頼と区別できます。

小規模な取引で外部支援を使う考え方は、国際ビジネス代理店【小規模事業者・個人事業主向け】サポートで紹介しています。支援先を探す時も、対応してほしい仕事を先に決めておくと相談しやすくなります。

顧客への連絡と条件の承認

誰がメールを送るかだけでなく、どの条件ならそのまま回答してよいかも相談します。代行会社に値引き交渉を頼む場合でも、値引きの限度額を決める仕事とは区別します。承認する人が決まっていないと、顧客の返事が来てから社内で判断できず、回答が遅れます。

以下は、製造業の会社が問い合わせ対応を外注する場合の業務分担表です。法令上の一律の分担を示すものではなく、依頼内容を相談するための記入例です。実際の担当は、会社の体制と代行契約に合わせて決めてください。

代行会社へ判断を任せる条件があるなら、表にその範囲を加えます。例えば承認済みの価格表から回答する仕事と、新しい数量の値引きを承認する仕事では扱いが違います。社内で判断が必要な時の連絡先を、担当者名まで決めておきます。

見積を比べる前の確認

料金に含まれる対応と追加費用

月額料金が同じでも、メール対応だけの契約と、オンライン商談を含む契約では作業量が違います。対応する顧客数、商談の回数、報告の内容をそろえて比べます。翻訳や出張が別料金なら、何を依頼すると追加費用が発生するかを見積に書いてもらいます。

候補会社には「顧客から返事が来た後も料金に含まれますか？」と聞くと具体的になります。さらに、資料の修正や技術的な質問への対応が必要になった時の扱いを確認します。安いかどうかは、同じ仕事を頼む条件で比べて判断します。

顧客への連絡先や商談記録も、仕事を始める前に確認します。代行会社が使うメールアドレス、報告する項目、依頼企業が記録を受け取る方法を決めます。契約が終わる時に顧客とのやり取りを引き継げるかも、あわせて相談します。

代行会社への確認メール例

作業の範囲が決まったら、候補会社へ同じ条件で問い合わせます。次の文例は、この記事で作成した依頼例です。問い合わせ先へ顧客名簿などを送る前に、社内で提供してよい資料を確認してください。

回答が来たら、料金だけでなく、依頼した作業がすべて含まれているかを表と見比べます。頼めない仕事があれば、社内の担当を決めるか、依頼範囲を変えます。「対応可能」という返事だけで済ませず、対象となる作業を見積に反映してもらいましょう。

代行会社の案内で確認する回答の流れ

フェネトル・パートナーズの海外営業代行の案内では、交渉窓口の代行と、依頼企業の営業責任者への報告・相談を経て回答する流れが説明されています。これは同社のサービス説明であり、すべての代行会社の共通条件ではありません。2026年10月5日に案内を確認しました。

ここで示した表とメールは、依頼範囲を話し合うための例です。外注先を選ぶ前に、今困っている顧客対応を一つ書き出し、連絡する人と承認する人を決めて見積を依頼してください。